Objectifs

• Comprendre les enjeux et obligations légales de l’archivage 
• Maîtriser les principes de classement et de conservation papier & numérique 
• Savoir identifier les documents à conserver, à éliminer ou à transférer 
• Être capable de mettre en place de bonnes pratiques dans son service et sa structure

Informations générales

• Processus certifié QUALIOPI
• Durée : 1 jour (7 heures)
• Cible : tout public
• Prérequis : aucun
• Action de formation
• Type de formation : en présentiel ou à distance

Modalités

• Modalités et moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement
  • Alternance théorique et exercices pratiques, animée par un formateur spécialisé et Délégué à la Protection des Données certifié
  • Un ordinateur, un support de cours en version papier et/ou numérique
  • Grand écran & paperboard
• Suivi et appréciation des résultats
  • Feuille d’émargement signée par demi-journée
  • Evaluation des acquis à travers des exercices et QCM en début et fin de formation
  • Evaluation de la satisfaction du stagiaire
  • Attestation de suivi de formation
• Modalités d’organisation
  • Dans les locaux de l’organisme de formation
  • Dans les locaux du client
  • En visio-formation

Programme détaillé

• Matinée (3h30) – Archivage papier 
  • Module 1 – Cadre général (1h) 
    • Définitions : archives courantes, intermédiaires, définitives. 
    • Obligations légales et réglementaires. 
    • Responsabilités des services producteurs.
    • Avantages d’une mise en conformité
• Module 2 – Organisation et gestion (1h30) 
  • Plan de classement et tableau de gestion.
  • Typologie des documents. 
  • Procédure de tri, conservation et élimination.
• Atelier pratique (1h) 
  • Étude de cas : trier un lot de documents papier, identifier ce qui doit être conservé, éliminé ou transféré.
• Après-midi (3h30) – Archivage numérique 
  • Module 3 – Spécificités du numérique (1h) 
    • Valeur probante, copie fiable. 
    • Enjeux : obsolescence, sécurité, RGPD. 
  • Module 4 – Organisation et outils (1h30) 
    • Politique de nommage et arborescence. 
    • Sauvegardes et GED (Gestion Électronique des Documents). 
    • SAE (Système d’Archivage Électronique) : principes et exemples. 
  • Atelier pratique (1h) 
    • Cas concret : organiser un dossier partagé (règles de nommage, classement). 
    • Discussion sur les outils disponibles dans l’organisation des participants. 
  • Clôture (30 min) 
    • Quiz ou QCM rapide pour valider les acquis. 
    • Élaboration par chaque participant d’un mini-plan d’action pour son service.
    • Questions/réponses.